Automatización de pedidos para distribuidores de alimentación y bebidas

Entre 15 y 35 euros por pedido según las referencias de APQC sobre gestión de pedidos, contando entrada, comprobación, cotejo de catálogo, confirmación al cliente y resolución de incidencias. Cada pedido se lleva entre 12 y 20 minutos de una persona de administración.

Sí. El sistema se conecta al ERP que ya tienes y escribe en él. Si tiene API, entramos por API. Si no la tiene, usamos la vía de importación que ya admita, como ficheros o tablas intermedias. No hay migración ni licencias nuevas, y nadie de tu equipo aprende un programa nuevo.

Por la vía de entrada que ofrezca cada ERP: API REST donde existe, conectores nativos, o importación de ficheros donde no hay API. El sistema de lectura genera el pedido ya estructurado, con el código de artículo de tu catálogo, y lo entrega por esa vía. La lectura y la integración son dos capas separadas, y por eso el mismo sistema funciona con ERP distintos.

Sí. No usamos plantillas fijas. El sistema lee el contenido, no una posición dentro del documento. Da igual que uno mande una tabla, otro una foto de una hoja escrita a mano y otro un correo en texto libre. Esa es justo la diferencia con las automatizaciones de plantilla, que se rompen en cuanto el cliente cambia el diseño de su hoja.

Depende mucho de la calidad del documento y de lo limpio que esté tu catálogo. Por eso el criterio que importa no es la precisión bruta, sino qué hace el sistema cuando duda: si la lectura no es clara, el pedido no entra, se aparta y lo revisa una persona. Un manuscrito borroso se aparta más veces que un PDF estructurado, y eso es lo correcto.

Sí, y es un paso obligatorio. El precio nunca sale del mensaje del cliente: sale de la tarifa que ese cliente tiene en tu ERP. Si hay diferencia entre lo que pide y lo que le corresponde, el pedido se aparta en vez de entrar directo.

Lo decides tú con una regla. Lo normal es que el pedido se cree pero quede retenido y se avise a administración. La decisión de servir o no la sigue tomando una persona: la automatización no se salta tu política de riesgo.

No hace falta, y ese es el motivo por el que fracasan la mayoría de portales de pedidos B2B: le exigen al cliente cambiar un hábito que a él le funciona. Con lectura automática tu cliente sigue mandando su audio, su foto o su correo de siempre. La digitalización ocurre de tu lado.

Cuando la lectura no es clara, el pedido no entra. Se aparta y lo revisa una persona antes de que llegue al almacén. Por eso lo que desaparece del todo es el fallo de transcripción nadie copia, así que nadie copia mal y lo poco que queda dudoso se resuelve en la oficina, no en casa del cliente.

Es uno de los riesgos que resuelve esto. Cuando los pedidos entran por el WhatsApp personal de un comercial o por la bandeja de una sola persona, el proceso vive en esa persona. Con la entrada centralizada y automatizada, queda documentado en el sistema y cualquiera del equipo puede cubrirlo.

Si te entran pocos pedidos al día, si todos llegan ya en el mismo formato estructurado, o si tu catálogo y tus tarifas no están al día en el ERP. En ese último caso lo primero es ordenar los datos, no automatizar, y te lo diremos en la llamada aunque signifique no venderte nada ese día.

Van bien cuando el pedido llega siempre en el mismo formato y no hay nada que comprobar. En distribución casi nunca es así: hay tarifas por cliente, formatos de venta, stock y riesgo. Las automatizaciones de plantilla necesitan configurarse cliente a cliente y se rompen en cuanto alguien cambia el diseño de su documento.

El proyecto tipo son cuatro semanas: mapeo del catálogo y las tarifas, integración con el ERP en un entorno de pruebas, funcionamiento en paralelo con tu proceso manual y lanzamiento con formación. De tu lado hacen falta el acceso al ERP, alguien que conozca el catálogo y unas horas del equipo repartidas en esas cuatro semanas. Puedes ver qué pasa en cada una de las cuatro semanas. El plazo se alarga cuando el catálogo o las tarifas no están al día en el ERP, que es la causa habitual de retraso.

El presupuesto es cerrado y se acuerda antes de empezar. Depende de tres cosas: cuántos canales de entrada hay que leer, cuántos pedidos pasan por ellos y en qué estado están el catálogo y las tarifas de tu ERP. Ese último punto es el que más mueve la cifra, porque unos datos maestros desordenados alargan el proyecto. En la llamada de quince minutos sale una horquilla concreta para tu caso, y si no encaja con lo que esperabas te lo decimos ahí mismo en lugar de mandarte una propuesta que no vas a firmar.

Mindai, desde Mallorca. Trabajamos solo con distribuidores mayoristas de alimentación y bebidas, y la entrada de pedidos en distribución es una de nuestras especialidades. No vendemos software: montamos el sistema sobre lo que ya tienes y nos quedamos para mantenerlo.